Of het nu vrijwillig is, danwel vrijwillig aangewezen, je zult het toch maar op je bureau krijgen: Een feest te moeten organiseren met bv. de zaak of je sportteam. Hier vind je een eenvoudig stappenplan met bruikbare tips om je te helpen bij de organisatie van een geslaagd bedrijfsfeest.

1. Wat is het doel van het bedrijfsuitje / bedrijfsfeest?
2. Stel het aantal deelnemers en het budget vast.
3. Informeer naar verwachtingen van de feestgangers en stel je prioriteiten vast.
4. Zoek enkele mogelijke programma's uit voor het bedrijfsuitje.
5. Boek de diverse onderdelen van je programma en nodig alle deelnemers uit.
6. Bezorg de feestgangers een leuk bedrijfsuitje.

Wat is het doel van het bedrijfsuitje?
Het klinkt misschien vreemd maar de reden van het bedrijfsuitje is van wezenlijk belang voor de programmering en de groepsgrootte. Zo moet je nooit de partners uitnodigen als het om team building gaat en ze moeten juist wel mee als je met je clubje iets te vieren hebt (jubileum, recordprestatie, jaarlijkse traditie, verhuizing)
Als je een reden hebt om iets te vieren, hoeft er geen actief programma onderdeel bij te zitten. Bij team building zul je nooit je doel bereiken als je iedereen de gehele dag lui achterover in een bank laat hangen. Als teambuilding je doel is moet je voor ogen houden dat je de teamgeest sterk kunt verbeteren als je de deelnemers samen een actief onderdeel kunt laten verrichten wat ze niet alleen kunnen verwezenlijken.

Stel het aantal deelnemers en het budget vast voor het bedrijfsfeest of bedrijfsuitje.
Waarschijnlijk weet je nu of je de partners wel of niet moet uitnodigen dus je kunt het aantal feestgangers vaststellen. Troggel nu een acceptabel budget van je baas af voor het bedrijfsuitje, of plunder de kas van de feestcommissie voor het bedrijfsfeest. Waarschijnlijk heb je een te klein budget. Trek het je niet aan want iedereen heeft altijd een te klein budget. Je kunt het waarschijnlijk beter niet tegen je baas zeggen maar het gebeurt regelmatig dat een kleine financiële aanvulling van de deelnemers snel tot een ruimer budget kan leiden. Ook is het niet ongebruikelijk dat b.v. de partners deelnemen in een tegemoetkoming.

Informeer naar verwachtingen van de feestgangers en stel je prioriteiten voor het bedrijfsuitje vast.
Misschien hebben jullie een eeuwenoude traditie om op de sterfdag van de stichter van het bedrijf naar de Apenheul te Apeldoorn te gaan als bedrijfsuitje. Je bent dan snel klaar. Wellicht is het leuk iedereen eens flink te verrassen met een geheel nieuw programma maar ik raad je ten strengste aan toch eens te informeren wat nu eigenlijk het verwachtingspatroon van de gemiddelde deelnemer is. Dit is de snelste manier om het ze naar hun zin te maken. Nu kan het ook zijn dat de club gewend is aan een jaarlijkse verrassing, dan kun je je meer risico's permitteren. Over het algemeen geldt: Houdt het veilig en voldoe zoveel mogelijk aan de verwachtingen van de doelgroep.
Ook moet je natuurlijk prioriteiten stellen. Een veelgemaakte fout is dat er een groot gedeelte van het budget aan een grandioze activiteit wordt gespendeerd waarna het nog net mogelijk is om met iedereen een broodje kroket te gaan eten tijdens het bedrijfsuitje. Het gevolg is dat je de jaarlijkse feestavond wel mooi op je buik kunt schrijven. Houdt dus allereerst voldoende budget vrij voor alle noodzakelijke onderdelen zoals een feestavond, een diner, een bus met chauffeur of wat voor jullie belangrijk is.

Zoek enkele mogelijke programma's uit voor het bedrijfsuitje.
Je weet nu waar de mogelijkheden liggen en waar de voorwaarden, nu kun je op zoek naar organisaties die jullie bedrijfsuitje kunnen verzorgen. Ze zullen jullie graag een offerte sturen.
Hieruit kun je een definitieve keuze maken. Voordat je je plannen wereldkundig maakt moet je wel zeker weten dat de betreffende organisaties jullie van dienst kunnen zijn op de datum die je gepland hebt.Hier enkele voorbeelden voor een bedrijfsfeest of bedrijfsuitje:

Boek de diverse onderdelen van je programma en nodig alle deelnemers uit.
Inmiddels kun je tot boekingen overgaan. Wellicht zijn de betreffende organisaties bereid een optie te noteren voor jullie bedrijfsuitje waarna je tot definitieve boeking over kunt gaan wanneer het aantal deelnemers ook bij jouw definitief bekend is.Nu je alles vast hebt liggen kun je overgaan tot publicatie van het bedrijfsuitje.
Het is niet onverstandig om een weekje voor het uitje de diverse bedrijven na te bellen om te controleren of alles nog op de juiste wijze geboekt is. Het kan voorkomen dat door tussentijdse wijzigingen van aantallen, tijden, en programma onderdelen, hier en daar een foutje in de planning is geslopen. Dit kan zowel bij jou zijn als aan de zijde van de organisaties. Ook kun je nu eventuele laatste wijzigingen doorgeven.

Bezorg de feestgangers een leuk bedrijfsuitje of bedrijfsfeest.
Als organisator ben je ook verantwoordelijk voor de goede gang van zaken tijdens het bedrijfsuitje. Probeer een luisterend oor te bieden voor mensen met specifieke wensen zoals een dieet of fysieke beperkingen. Ook hier heb je rekening mee te houden.

valkuilen bij een bedrijfsuitje of bedrijfsfeest:
Het komt voor dat de organisatie van een bedrijfsuitje eerst een planning publiceert waarna deelnemers zich pas op kunnen geven. Dit maakt het een stuk moeilijker, als je bijv. een boot gaat huren om te gaan zeevissen en je krijgt daarna maar drie aanmeldingen dan sta je voor een dilemma. Probeer dit te voorkomen op bedrijfsfeesten.

Wanneer je gaat inventariseren wat de wensen van de deelnemers zijn hoef je niet meteen een groots opgezette enquète te houden. Je kunt beter hier en daar eens voorzichtig peilen. Als je iedereen gaat vragen naar hun wensen zul je verwachtingen wekken waaraan je niet kunt voldoen.

Als de hardste schreeuwer naar het drielandenpunt wil moet je uitzoeken of dat ook de wens is van de meerderheid. Dat geldt ook als jouw hobby kantklossen is dat niet iedereen in de rij staat om naar het kantklosmuseum te gaan.

Enkele budgettaire richtlijnen: Een bus met chauffeur kost al gauw €600,- op een dag. Een complete feestavond met entertainment vanaf €50,- p.p. Als je een dagdeel moet vullen kun je rekenen op bedragen v.a. €6,- p.p. voor een kano- , fiets-, huifkar-, of steppentocht. Een boot kun je huren v.a. € 250,- maar rondvaarten zijn er v.a. €3,50 p.p. Parachutespringen kun je al vanaf €350,- p.p. maar in het kantklosmuseum kom je al binnen voor €1,50. Over het algemeen moet je kunnen stellen dat je een middag en een avond rond moet kunnen krijgen vanaf de € 60.- p.p. Natuurlijk kun je het hierboven zo gek maken als je wilt, boek maar eens een culinair weekend in een kasteel te Schotland of ga maar eens skiën in Californië.

Bij grote bedrijfsfeesten (b.v. bij meer dan 500 personen) doe je er verstandig aan om je te laten bijstaan door professionele organisaties die gespecialiseerd zijn in het organiseren van grote bedrijfsfeesten.